Et nyt lovforslag lægger nu op til, at det skal være lovpligtigt for størsteparten af danske virksomheder at opbevare alt regnskabsmateriale digitalt.
Hvad er regnskabsmateriale ? Bogføringsloven definerer dette således:
• Registreringer, herunder transaktionssporet
• Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
• Bilag
• Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet
• Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten
• Dokumentation for skøn og vurdering foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapport
• Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning
• Frivilligt udarbejdede regnskaber, der ikke udelukkende er til virksomhedens eget brug
• Eventuelle revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering.
Det er alene personligt drevne virksomheder med en nettoomsætning under 300.000 kr. i hvert af de to seneste indkomstår der er fritaget for pligten til digital opbevaring.
De fleste danske virksomheder har i dag har et økonomisystem, der sikrer digital registrering af alle økonomiske transaktioner, og at der løbende tages sikkerhedskopier heraf. Når det gælder digital opbevaring af bilag og andet regnskabsmateriale er det noget helt andet.
Det nye krav til digitalisering af regnskabsmaterialet forventes at træde i kraft for regnskabsår, der starter 1. januar 2023 eller senere.
Du skal huske sikkerhedskopien
Ud over kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale bliver det også et krav, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet, og at denne opbevares på betryggende vis. Det fremgår ikke direkte hvor ofte en virksomhed skal tage sikkerhedskopi, men at dette afhænger af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Man præcisere dog, at kravet for virksomheder med mange daglige transaktioner skal forstås sådan, at sikkerhedskopier skal tages dagligt.
Hvis du ikke overholder reglerne
Der bliver samtidig lagt op til, at overtrædelse af reglerne i bogføringsloven skal medføre markant skærpede bødestraffe. Derfor vil for eksempel bevidste overtrædelser af grundlæggende pligter i bogføringsloven blive straffet endnu hårdere end de går i dag.
Overvej skift af bogføringssystem allerede nu
Mange nyere bogføringssystemer er opbygget, så de understøtter de nye krav, mens ældre systemer formentlig ikke vil være det. Det giver derfor god mening, at få kigget på om de nye krav kan håndteres af bogføringssystemet, eller om der skal laves en separat løsning hertil. Hvis der viser sig at være behov for udskiftning af bogføringssystemet, vil det være en god ide snarest at komme i gang med overvejelserne, så man er klar til ikrafttræden af de nye regler.
Kontakt os
Hvis du har spørgsmål til ovenstående er du naturligvis velkommen til at kontakte din sædvanlige kontaktperson hos RevisorGruppen på telefon 62 22 02 12.
Tilmeld dig til nyhedsbrev
RevisorGruppen er den del af danrevi-samarbejdet. Har du lyst til at modtage aktuelle nyheder vedrørende skat, moms og afgifter så tilmeld dig danrevis nyhedsbrev der udsendes 1 – 2 gange pr. måned.
Tilmeld dig ved at klikke her >>
RevisorGruppen
Vestergade 165 A, 1. sal
5700 Svendborg
Tlf. 62 22 02 12
info@revigruppen.dk
www.revigruppen.dk